Jak dobrze zamknąć rok szkolny i sprawnie rozpocząć nowy w LiveKid

Kompletny przewodnik: archiwizacja dziennika, nowe grupy i zmiana przypisań dzieci.

W tym artykule krok po kroku pokazujemy, jak to zrobić w LiveKid - zarówno od strony archiwizacji poprzedniego roku, jak i otwierania nowego roku szkolnego, w tym najważniejszą, a często najbardziej mylącą kwestię: różnicę między umową a historią grup.

Spis treści

• Dlaczego to takie ważne?
• Część 1: Jak zamknąć poprzedni rok szkolny
• Część 2: Jak dobrze rozpocząć nowy rok szkolny
• Podsumowanie: checklista na przełom roku szkolnego

Dlaczego to takie ważne?

Dziennik elektroniczny to nie tylko lista obecności - to dokument, z którego rozliczana jest realizacja podstawy programowej, a w razie kontroli musi być spójny i kompletny. Błędy popełnione na przełomie roku szkolnego - np. dziecko przypisane do złej grupy, nieuzupełnione tematy zajęć, otwarte dni w kalendarzu pracy - ciągną się potem przez cały kolejny rok.

Część 1: Jak zamknąć poprzedni rok szkolny

Zanim dziennik elektroniczny trafi do archiwum, warto przejść przez pełną checklistę kontrolną. Poniżej znajdziesz rozwinięcie każdego z jej punktów wraz z podpowiedziami, na co zwrócić szczególną uwagę.

1. Sprawdzenie zarchiwizowanych dzieci

Wejdź w: Ustawienia → Placówka → Dzienniki elektroniczne i wyłącz opcję „Ukryj zarchiwizowane dzieci w wydruku dziennika”.

To krok, o którym najłatwiej zapomnieć - jeśli w trakcie roku któreś dziecko zostało wypisane z placówki i zarchiwizowane, domyślnie może nie pojawiać się w wydruku dziennika. Tymczasem dokumentacja powinna obejmować wszystkie dzieci, które w danym roku szkolnym uczęszczały do placówki, także te, które odeszły w trakcie roku.

2. Sprawdzenie kalendarza pracy

Wejdź w: Ustawienia → Kalendarz pracy i sprawdź, czy wszystkie dni, w których placówka była nieczynna, są prawidłowo zamknięte w systemie.

3. Weryfikacja tematów zajęć

Przejdź do Dziennika zajęć, po prawej stronie ustaw filtr na „Miesiąc” i przejrzyj kolejno każdy miesiąc minionego roku szkolnego. Sprawdź, czy przy każdym dniu zajęć uzupełniony jest temat.

Braki w tematach zajęć to jeden z najczęstszych powodów, dla których realizacja podstawy programowej „nie domyka się” na 100%. Warto przejrzeć ten punkt przed sprawdzeniem realizacji podstawy (patrz punkt 5) - łatwiej wtedy skojarzyć brakujący temat z konkretnym dniem.

4. Weryfikacja obecności

Wejdź w Obecności, przejrzyj wszystkie miesiące i sprawdź, czy nie ma braków w oznaczeniach obecności dzieci. Ewentualne luki uzupełnij w zakładce Dziennik → Kalendarzowy/Dzienny.

5. Sprawdzenie realizacji podstawy programowej

Przejdź do Punkty podstawy programowej i sprawdź, czy wszystkie punkty mają 100% realizacji.

Jeśli procent realizacji jest niższy:

• kliknij w dany punkt, aby zobaczyć, które elementy nie zostały zrealizowane,
• odszukaj odpowiedni temat zajęć w dzienniku,
• przypisz brakujący punkt podstawy programowej do tego tematu.

6. Przeprowadzenie kontroli dziennika elektronicznego

W ciągu roku szkolnego powinny zostać wykonane dwie kontrole. Jeśli nie zostały przeprowadzone, kliknij „Przeprowadź kontrolę” i wykonaj:

• kontrolę poprawnego stworzenia dziennika,
• kontrolę bieżącą.

7. Sprawdzenie informacji o wychowankach

W zakładce Informacje o wychowankach sprawdź dla każdego dziecka, czy uzupełnione zostały:

• adres zamieszkania,
• miejsce urodzenia,
• dane opiekunów prawnych.

8. Weryfikacja ustawień dziennika

W Ustawieniach dziennika sprawdź, czy:

• przypisani są właściwi nauczyciele do poszczególnych grup,
• dane dyrektora są aktualne i poprawne,
• dane adresowe placówki są prawidłowo uzupełnione.

9. Weryfikacja wydruku przed archiwizacją

Przejdź do Archiwizacja i wydruki, wygeneruj nowy wydruk dziennika i sprawdź:

• czy na okładce znajdują się poprawne dane placówki,
• czy cały wydruk jest kompletny i czytelny.

10. Wyłączenie nieużywanych modułów

W Ustawienia → Placówka → Dzienniki elektroniczne sprawdź, czy nie są włączone moduły, z których placówka w danym roku nie korzystała (np. „Ważne wydarzenia”, „Wycieczki”). Jeśli dany moduł nie był wykorzystywany - wyłącz go przed archiwizacją.

11. Uporządkowanie albumów ze zdjęciami i ogłoszeń

Przed przepisaniem dzieci do nowych grup warto uporządkować także treści, które przez cały rok gromadziły się w aplikacji dla rodziców:

• Poproś rodziców o pobranie zdjęć ze swoich albumów, zanim dokonasz zmian - po przeniesieniu dziecka do nowej grupy nie będą już mieli do nich dostępu.
• Usuń niepotrzebne albumy ze zdjęciami z minionego roku szkolnego, jeśli nie chcesz, żeby zalegały w systemie.
• Usuń nieaktualne ogłoszenia - również te przypięte.

12. Czaty grupowe

Jeśli w placówce działają czaty grupowe, administrator czatu ma do wyboru dwa rozwiązania na przełomie roku szkolnego:

• usunąć poprzednich członków grupy z czatu,
• albo poinformować uczestników, że dana konwersacja staje się nieaktywna, i założyć nowy czat dla nowego składu grupy.

13. Zamknięcie spraw rozliczeniowo-finansowych

Koniec roku szkolnego to również dobry moment, żeby domknąć rozliczenia z rodzicami:

• Wyślij powiadomienia o zaległościach do rodziców - służy do tego ikona dzwoneczka w zakładce Rozliczenia.
• Dodaj wszystkie otrzymane wpłaty (przelewy lub gotówkę) do rozliczeń za pomocą przycisku „Dodaj płatność”.
• Uregulować salda i wypłacić nadpłaty, tak aby żaden rodzic nie kończył roku z niewyjaśnionym saldem na koncie.

Część 2: Jak dobrze rozpocząć nowy rok szkolny

Gdy poprzedni rok jest już bezpiecznie zarchiwizowany, czas na uruchomienie nowego. Tu najwięcej pytań budzi kwestia grup - zakładanie nowych, przenoszenie dzieci między grupami oraz to, jak to się ma do umów zawartych z rodzicami.

1. Umowa a historia grup: najważniejsza różnica

• Umowa określa, w jakim okresie dziecko jest aktywne w systemie - od kiedy do kiedy ma dostępne pola do zaznaczania obecności.
• Historia grup określa, do jakiej grupy dziecko należało w danym okresie i pozwala to przypisanie zmieniać w dowolnym momencie.

Przykład z praktyki:

Przykładowe dziecko: Natalia Kowalska.
Umowa (kontrakt):

• Okres: 1–16 lipca 2026
• Status: Aktywny

Od 1 lipca dziecko jest aktywne w systemie i ma dostępne pola do zaznaczania obecności - aż do 16 lipca włącznie. Od 17 lipca umowa jest już zakończona.

Historia grup:

• 1 lipca 2026 - grupa „Dinusie”
• 6 lipca 2026 - grupa „Gąsienice”

Natalia należała do grupy Dinusie od 1 do 5 lipca, a od 6 lipca - już do grupy Gąsienice.

Dziennik grupy Dinusie: Natalia ma zaznaczoną obecność 1, 2 i 3 lipca, bo w tych dniach faktycznie należała do tej grupy. Od 6 lipca w widoku grupy Dinusie pojawia się już tylko oznaczenie „dziecko nieobecne w wybranej grupie”, mimo że umowa nadal jest aktywna.

Dziennik grupy Gąsienice: Odwrotnie - od 1 do 5 lipca widnieje oznaczenie „dziecko nieobecne w wybranej grupie”, a dopiero od 6 do 16 lipca pojawiają się faktyczne obecności, bo w tym okresie Natalia rzeczywiście należy już do tej grupy. Od 17 lipca, po zakończeniu umowy, dziecko nie jest już aktywne w systemie w żadnej grupie.

Co z tego wynika dla Ciebie jako dyrektora / nauczyciela?

Jak w praktyce zmienić grupę dziecka na nowy rok szkolny

1. Załóż nowe grupy na nowy rok szkolny (jeśli zmieniają się nazwy grup lub ich podział wiekowy) w ustawieniach placówki.
2. Jeśli zmieniasz grupy po 1 września: Zaktualizuj historię grup dla każdego dziecka zmieniającego przypisanie - wskaż datę, od której dziecko należy już do nowej grupy (np. od 1 września).
3. Sprawdź i w razie potrzeby zaktualizuj umowy dzieci - szczególnie tych, które kończą lub rozpoczynają korzystanie z placówki wraz z nowym rokiem szkolnym.
4. Zweryfikuj widoki e-dziennika dla każdej grupy po wprowadzeniu zmian.

Najczęstsze błędy przy zmianie grup na przełomie roku

• Brak aktualizacji historii grup (w koncie dziecka) jeśli zmiany w grupach są wykonywane po pierwszym września.
• Zmiana grupy bez ustawienia daty przejścia - obecności z poprzednich dni mogą „przeskoczyć” do nowej grupy albo zniknąć z widoku.
• Założenie, że zakończenie umowy = usunięcie z grupy - to dwa osobne ustawienia.
• Aktualizacja grup już po rozpoczęciu zaznaczania obecności w nowym roku - lepiej zaktualizować historię grup przed pierwszym dniem zajęć.

2. Rozliczenia na start nowego roku: wyprawka i opłaty wrześniowe

Na początku nowego roku szkolnego warto od razu poukładać rozliczenia, zamiast poprawiać je na bieżąco:

• Dodaj rachunki jednorazowe, np. za wyprawkę, dla dzieci rozpoczynających rok szkolny.
• Dodaj szablon do stałych kosztów oraz zniżek z cyklicznością - dzięki temu opłata (np. za wyprawkę tylko we wrześniu) lub zniżka naliczy się automatycznie tylko w wybranych miesiącach, bez ręcznego dodawania i usuwania szablonu co miesiąc.

Podsumowanie: checklista na przełom roku szkolnego

Zamknięcie poprzedniego roku:

• Wyłączona opcja ukrywania zarchiwizowanych dzieci i sprawdzony wydruk
• Zamknięte wszystkie dni wolne w kalendarzu pracy
• Uzupełnione tematy zajęć we wszystkich miesiącach
• Uzupełnione obecności bez braków
• 100% realizacji punktów podstawy programowej
• Wykonane obie kontrole dziennika elektronicznego
• Uzupełnione adresy i miejsca urodzenia wychowanków
• Zweryfikowani nauczyciele, dyrektor i dane placówki
• Sprawdzony finalny wydruk dziennika
• Wyłączone nieużywane moduły
• Rodzice poproszeni o pobranie zdjęć z albumów przed zmianą grup
• Usunięte niepotrzebne albumy ze zdjęciami i nieaktualne ogłoszenia (w tym przypięte)
• Uporządkowane czaty grupowe (usunięci poprzedni członkowie lub założone nowe czaty)
• Wysłane powiadomienia o zaległościach (dzwoneczek w Rozliczeniach)
• Dodane wszystkie otrzymane wpłaty za pomocą „Dodaj płatność”
• Uregulowane salda i wypłacone nadpłaty

Otwarcie nowego roku:

• Założone nowe grupy na nowy rok szkolny lub zaktualizowanie grup z poprzedniego roku
• Zaktualizowana historia grup dla dzieci zmieniających przypisanie
• Zaktualizowane umowy dzieci kończących i rozpoczynających korzystanie z placówki
• Zweryfikowane widoki e-dziennika dla każdej grupy przed pierwszym dniem zajęć
• Dodane rachunki jednorazowe (np. wyprawka) dla nowych dzieci

lub

• Dodane szablony stałych kosztów i zniżek z odpowiednią cyklicznością na wrześniowe rachunki

Aktualizowane na: 20/08/2026