> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://pomoclivekid.crisp.help/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Jak dobrze zamknąć rok szkolny i sprawnie rozpocząć nowy w LiveKid **Kompletny przewodnik: archiwizacja dziennika, nowe grupy i zmiana przypisań dzieci.** W tym artykule krok po kroku pokazujemy, jak to zrobić w LiveKid - zarówno od strony **archiwizacji poprzedniego roku**, jak i **otwierania nowego roku szkolnego**, w tym najważniejszą, a często najbardziej mylącą kwestię: różnicę między **umową** a **historią grup**. ## Spis treści * [Dlaczego to takie ważne?](#2-dlaczego-to-takie-wazne) * [Część 1: Jak zamknąć poprzedni rok szkolny](#2-czesc-1-jak-zamknac-poprzedni-rok-szkolny) * [Część 2: Jak dobrze rozpocząć nowy rok szkolny](#2-czesc-2-jak-dobrze-rozpoczac-nowy-rok-szkolny) * [Podsumowanie: checklista na przełom roku szkolnego](#2-podsumowanie-checklista-na-przelom-roku-szkolnego) --- ## Dlaczego to takie ważne? Dziennik elektroniczny to nie tylko lista obecności - to dokument, z którego rozliczana jest realizacja podstawy programowej, a w razie kontroli musi być spójny i kompletny. Błędy popełnione na przełomie roku szkolnego - np. dziecko przypisane do złej grupy, nieuzupełnione tematy zajęć, otwarte dni w kalendarzu pracy - ciągną się potem przez cały kolejny rok. || Potraktuj przełom roku szkolnego jako dwa osobne, uporządkowane procesy: zamknięcie i archiwizację poprzedniego roku oraz otwarcie nowego roku szkolnego. | Sprawdź w jaki sposób Maria poradziła sobie z tym zadaniem: ${youtube}[](GRydB8XXtZE) ||| Pamiętaj aby na stronie https://podpis.gov.pl/podpisz-dokument-elektronicznie/ zmienić format podpisu na XAdES. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/8/f/2/8/8f281eb07fa7b000/zrzut-ekranu-2026-08-20-o-1027_16pz17z.png =800x274)![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/8/f/2/8/8f281eb07fa7b000/zrzut-ekranu-2026-08-20-o-1027_7h68n4.png =800x274) --- ## Część 1: Jak zamknąć poprzedni rok szkolny Zanim dziennik elektroniczny trafi do archiwum, warto przejść przez pełną checklistę kontrolną. Poniżej znajdziesz rozwinięcie każdego z jej punktów wraz z podpowiedziami, na co zwrócić szczególną uwagę. ### 1. Sprawdzenie zarchiwizowanych dzieci Wejdź w: `Ustawienia → Placówka → Dzienniki elektroniczne` i wyłącz opcję **„Ukryj zarchiwizowane dzieci w wydruku dziennika”**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/8/f/2/8/8f281eb07fa7b000/image_rqosqo.png =750x372) To krok, o którym najłatwiej zapomnieć - jeśli w trakcie roku któreś dziecko zostało wypisane z placówki i zarchiwizowane, domyślnie może nie pojawiać się w wydruku dziennika. Tymczasem dokumentacja powinna obejmować wszystkie dzieci, które w danym roku szkolnym uczęszczały do placówki, także te, które odeszły w trakcie roku. ### 2. Sprawdzenie kalendarza pracy Wejdź w: `Ustawienia → Kalendarz pracy` i sprawdź, czy wszystkie dni, w których placówka była nieczynna, są prawidłowo zamknięte w systemie. | Jeśli w kalendarzu zostaną „otwarte” dni bez zajęć, system będzie oczekiwał uzupełnienia obecności i tematów - zamknij takie dni jako pierwszy krok. ### 3. Weryfikacja tematów zajęć Przejdź do **Dziennika zajęć**, po prawej stronie ustaw filtr na „Miesiąc” i przejrzyj kolejno każdy miesiąc minionego roku szkolnego. Sprawdź, czy przy każdym dniu zajęć uzupełniony jest temat. Braki w tematach zajęć to jeden z najczęstszych powodów, dla których realizacja podstawy programowej „nie domyka się” na 100%. Warto przejrzeć ten punkt przed sprawdzeniem realizacji podstawy [(patrz punkt 5)](#3-5-sprawdzenie-realizacji-podstawy-programowej) - łatwiej wtedy skojarzyć brakujący temat z konkretnym dniem. ### 4. Weryfikacja obecności Wejdź w **Obecności**, przejrzyj wszystkie miesiące i sprawdź, czy nie ma braków w oznaczeniach obecności dzieci. Ewentualne luki uzupełnij w zakładce `Dziennik → Kalendarzowy/Dzienny`. ### 5. Sprawdzenie realizacji podstawy programowej Przejdź do **Punkty podstawy programowej** i sprawdź, czy wszystkie punkty mają 100% realizacji. Jeśli procent realizacji jest niższy: * kliknij w dany punkt, aby zobaczyć, które elementy nie zostały zrealizowane, * odszukaj odpowiedni temat zajęć w dzienniku, * przypisz brakujący punkt podstawy programowej do tego tematu. ### 6. Przeprowadzenie kontroli dziennika elektronicznego W ciągu roku szkolnego powinny zostać wykonane dwie kontrole. Jeśli nie zostały przeprowadzone, kliknij „Przeprowadź kontrolę” i wykonaj: * kontrolę poprawnego stworzenia dziennika, * kontrolę bieżącą. ### 7. Sprawdzenie informacji o wychowankach W zakładce **Informacje o wychowankach** sprawdź dla każdego dziecka, czy uzupełnione zostały: * adres zamieszkania, * miejsce urodzenia, * dane opiekunów prawnych. ### 8. Weryfikacja ustawień dziennika W **Ustawieniach dziennika** sprawdź, czy: * przypisani są właściwi nauczyciele do poszczególnych grup, * dane dyrektora są aktualne i poprawne, * dane adresowe placówki są prawidłowo uzupełnione. ### 9. Weryfikacja wydruku przed archiwizacją Przejdź do **Archiwizacja i wydruki**, wygeneruj nowy wydruk dziennika i sprawdź: * czy na okładce znajdują się poprawne dane placówki, * czy cały wydruk jest kompletny i czytelny. ### 10. Wyłączenie nieużywanych modułów W `Ustawienia → Placówka → Dzienniki elektroniczne` sprawdź, czy nie są włączone moduły, z których placówka w danym roku nie korzystała (np. „Ważne wydarzenia”, „Wycieczki”). Jeśli dany moduł nie był wykorzystywany - wyłącz go przed archiwizacją. | Po zweryfikowaniu wszystkich powyższych punktów można bezpiecznie przystąpić do archiwizacji dziennika elektronicznego. | Zobacz w jaki sposób prawidłowo zarchiwizować dziennik: ${youtube}[](Coh8P1kF2XU) ||| Pamiętaj aby przy podpisywaniu dziennika wybrać format podpisu: XAdES ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/8/f/2/8/8f281eb07fa7b000/image_1yl6ruy.png =800x274)[](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/8/f/2/8/8f281eb07fa7b000/image\_1gyt1az.png =800x274) ### 11. Uporządkowanie albumów ze zdjęciami i ogłoszeń Przed przepisaniem dzieci do nowych grup warto uporządkować także treści, które przez cały rok gromadziły się w aplikacji dla rodziców: * **Poproś rodziców o pobranie zdjęć** ze swoich albumów, zanim dokonasz zmian - po przeniesieniu dziecka do nowej grupy nie będą już mieli do nich dostępu. * **Usuń niepotrzebne albumy ze zdjęciami** z minionego roku szkolnego, jeśli nie chcesz, żeby zalegały w systemie. * **Usuń nieaktualne ogłoszenia** - również te przypięte. ||| **Bardzo ważne:** gdy przepiszesz dzieci do innych grup, rodzice **stracą dostęp do albumów i ogłoszeń z poprzednich lat** przypisanych do poprzedniej grupy - także do ogłoszeń przypiętych. Wyślij rodzicom przypomnienie o pobraniu zdjęć **zanim** przeniesiesz dzieci do nowych grup, bo później nie będzie to już możliwe. ### 12. Czaty grupowe Jeśli w placówce działają czaty grupowe, administrator czatu ma do wyboru dwa rozwiązania na przełomie roku szkolnego: * **usunąć poprzednich członków grupy** z czatu, * albo **poinformować uczestników, że dana konwersacja staje się nieaktywna**, i założyć nowy czat dla nowego składu grupy. ### 13. Zamknięcie spraw rozliczeniowo-finansowych Koniec roku szkolnego to również dobry moment, żeby domknąć rozliczenia z rodzicami: * **Wyślij powiadomienia o zaległościach** do rodziców - służy do tego ikona dzwoneczka w zakładce **Rozliczenia**. * **Dodaj wszystkie otrzymane wpłaty** (przelewy lub gotówkę) do rozliczeń za pomocą przycisku **„Dodaj płatność”**. * **Uregulować salda** i **wypłacić nadpłaty**, tak aby żaden rodzic nie kończył roku z niewyjaśnionym saldem na koncie. --- ## Część 2: Jak dobrze rozpocząć nowy rok szkolny Gdy poprzedni rok jest już bezpiecznie zarchiwizowany, czas na uruchomienie nowego. Tu najwięcej pytań budzi kwestia grup - zakładanie nowych, przenoszenie dzieci między grupami oraz to, jak to się ma do umów zawartych z rodzicami. ### 1. Umowa a historia grup: najważniejsza różnica * **Umowa** określa, w jakim okresie dziecko jest **aktywne w systemie** - od kiedy do kiedy ma dostępne pola do zaznaczania obecności. * **Historia grup** określa, do jakiej **grupy** dziecko należało w danym okresie i pozwala to przypisanie zmieniać w dowolnym momencie. || Te dwie rzeczy **nie muszą** się pokrywać w czasie. Dziecko może być aktywne w systemie przez cały wrzesień, a w tym czasie zmienić grupę np. z młodszej na starszą. ### Przykład z praktyki: Przykładowe dziecko: **Natalia Kowalska**. **Umowa (kontrakt):** * Okres: 1–16 lipca 2026 * Status: Aktywny Od 1 lipca dziecko jest aktywne w systemie i ma dostępne pola do zaznaczania obecności - aż do 16 lipca włącznie. Od 17 lipca umowa jest już zakończona. **Historia grup:** * 1 lipca 2026 - grupa „Dinusie” * 6 lipca 2026 - grupa „Gąsienice” Natalia należała do grupy Dinusie od 1 do 5 lipca, a od 6 lipca - już do grupy Gąsienice. **Dziennik grupy Dinusie:** Natalia ma zaznaczoną obecność 1, 2 i 3 lipca, bo w tych dniach faktycznie należała do tej grupy. Od 6 lipca w widoku grupy Dinusie pojawia się już tylko oznaczenie „dziecko nieobecne w wybranej grupie”, mimo że umowa nadal jest aktywna. **Dziennik grupy Gąsienice:** Odwrotnie - od 1 do 5 lipca widnieje oznaczenie „dziecko nieobecne w wybranej grupie”, a dopiero od 6 do 16 lipca pojawiają się faktyczne obecności, bo w tym okresie Natalia rzeczywiście należy już do tej grupy. Od 17 lipca, po zakończeniu umowy, dziecko nie jest już aktywne w systemie w żadnej grupie. ### Co z tego wynika dla Ciebie jako dyrektora / nauczyciela? | | Umowa | Historia grup | | ---- | | Co określa | Okres, w jakim dziecko jest aktywne w systemie | Do jakiej grupy dziecko należało w danym okresie | | Co zmienia | Od kiedy dostępne są pola do zaznaczania obecności | Przypisanie dziecka do konkretnej grupy | | Czego nie zmienia | Przypisania do grupy | Tego, czy dziecko jest aktywne w systemie | ||| **Najważniejsza różnica:** umowa odpowiada za okres aktywności dziecka w systemie, a historia grup - za jego przypisanie do konkretnej grupy w tym okresie. To dwa niezależne od siebie ustawienia, które trzeba aktualizować osobno. ### Jak w praktyce zmienić grupę dziecka na nowy rok szkolny 1. **Załóż nowe grupy na nowy rok szkolny** (jeśli zmieniają się nazwy grup lub ich podział wiekowy) w ustawieniach placówki. 2. **__Jeśli zmieniasz grupy po 1 września__: Zaktualizuj historię grup** dla każdego dziecka zmieniającego przypisanie - wskaż datę, od której dziecko należy już do nowej grupy (np. od 1 września). 3. **Sprawdź i w razie potrzeby zaktualizuj umowy** dzieci - szczególnie tych, które kończą lub rozpoczynają korzystanie z placówki wraz z nowym rokiem szkolnym. 4. **Zweryfikuj widoki e-dziennika dla każdej grupy** po wprowadzeniu zmian. | Pamiętaj: zmiana grupy **nie** wpływa automatycznie na status umowy, i odwrotnie - zakończenie lub przedłużenie umowy nie zmienia samo z siebie przypisania do grupy. ### Najczęstsze błędy przy zmianie grup na przełomie roku * **Brak aktualizacji historii grup (w koncie dziecka) jeśli zmiany w grupach są wykonywane po pierwszym września.** * **Zmiana grupy bez ustawienia daty przejścia** - obecności z poprzednich dni mogą „przeskoczyć” do nowej grupy albo zniknąć z widoku. * **Założenie, że zakończenie umowy = usunięcie z grupy** - to dwa osobne ustawienia. * **Aktualizacja grup już po rozpoczęciu zaznaczania obecności w nowym roku** - lepiej zaktualizować historię grup przed pierwszym dniem zajęć. ### 2. Rozliczenia na start nowego roku: wyprawka i opłaty wrześniowe Na początku nowego roku szkolnego warto od razu poukładać rozliczenia, zamiast poprawiać je na bieżąco: * **Dodaj rachunki jednorazowe**, np. za wyprawkę, dla dzieci rozpoczynających rok szkolny. * **Dodaj szablon do stałych kosztów oraz zniżek z cyklicznością** - dzięki temu opłata (np. za wyprawkę tylko we wrześniu) lub zniżka naliczy się automatycznie tylko w wybranych miesiącach, bez ręcznego dodawania i usuwania szablonu co miesiąc. || Szczegółowe wyjaśnienie, jak ustawić harmonogram szablonu kosztów i zniżek (czyli wybrać, w których miesiącach dana pozycja ma się naliczać), znajdziesz w osobnym artykule: [Harmonogram szablonów kosztów](https://pomoclivekid.crisp.help/pl/article/newsletter-livekid-20-1fatsqb/). --- ## Podsumowanie: checklista na przełom roku szkolnego **Zamknięcie poprzedniego roku:** * Wyłączona opcja ukrywania zarchiwizowanych dzieci i sprawdzony wydruk * Zamknięte wszystkie dni wolne w kalendarzu pracy * Uzupełnione tematy zajęć we wszystkich miesiącach * Uzupełnione obecności bez braków * 100% realizacji punktów podstawy programowej * Wykonane obie kontrole dziennika elektronicznego * Uzupełnione adresy i miejsca urodzenia wychowanków * Zweryfikowani nauczyciele, dyrektor i dane placówki * Sprawdzony finalny wydruk dziennika * Wyłączone nieużywane moduły * Rodzice poproszeni o pobranie zdjęć z albumów przed zmianą grup * Usunięte niepotrzebne albumy ze zdjęciami i nieaktualne ogłoszenia (w tym przypięte) * Uporządkowane czaty grupowe (usunięci poprzedni członkowie lub założone nowe czaty) * Wysłane powiadomienia o zaległościach (dzwoneczek w Rozliczeniach) * Dodane wszystkie otrzymane wpłaty za pomocą „Dodaj płatność” * Uregulowane salda i wypłacone nadpłaty **Otwarcie nowego roku:** * Założone nowe grupy na nowy rok szkolny lub zaktualizowanie grup z poprzedniego roku * Zaktualizowana historia grup dla dzieci zmieniających przypisanie * Zaktualizowane umowy dzieci kończących i rozpoczynających korzystanie z placówki * Zweryfikowane widoki e-dziennika dla każdej grupy przed pierwszym dniem zajęć * Dodane rachunki jednorazowe (np. wyprawka) dla nowych dzieci lub * Dodane szablony stałych kosztów i zniżek z odpowiednią cyklicznością na wrześniowe rachunki | Uporządkowanie tych dwóch procesów - zamknięcia i otwarcia roku - to najlepszy sposób, żeby wrzesień w placówce zaczął się bez chaosu w dokumentacji, a dziennik elektroniczny od pierwszego dnia odzwierciedlał rzeczywisty stan grup i obecności dzieci.